Assistência Virtual

Descrição

O QUE É ASSISTENTE VIRTUAL?
Pense sobre o custo de oportunidade de continuar executando uma tarefa regularmente.

QUANTO VALE SEU TEMPO?

Se você costuma passar uma hora por dia respondendo às perguntas dos clientes, o que você poderia fazer, em vez disso, com o tempo, a energia e a atenção dedicados? Por um preço acessível, você pode delegar essas tarefas e usar o tempo que economizou para buscar lucros maiores e fazer outras atividades.

O QUE É ASSISTENTE VIRTUAL?

Um assistente virtual (AV) é alguém que trabalha remotamente, de qualquer lugar do mundo, e que lida principalmente com tarefas

online. Além disso, pode trabalhar para vários clientes e ser

contratado para assumir inúmeras tarefas do dia a dia.

Ter um assistente virtual, na prática, é dispor de alguém para auxiliar nessas tarefas sem precisar contratar um funcionário fixo. Se você está tendo estresse e outros "bons problemas" que resultam do sucesso do negócio, talvez seja hora de pensar na possibilidade de contratar seu próprio assistente virtual e conseguir um pouco de tempo livre. A diferença entre um AV e um freelancer ou um

empregado tradicional é que os AVs são profissionais generalistas criativos (às vezes com expertise em áreas como comunicação de

marketing ou design) que executam diversas tarefas ou rotinas em vez de desempenharem uma única função na empresa.

Em outras palavras, um assistente virtual não precisa ficar responsável por todo o site de sua loja/emprea/projeto, mas pode ajudar você a

cuidar de seções específicas. Por exemplo, não ficará encarregado de escrever e gerenciar todo o conteúdo, mas poderá auxiliar com a parte de pesquisas. Ou seja, não tem de assumir uma função inteira do negócio, mas pode se ocupar de um processo específico ou de

parte da gestão da empresa.

QUE TIPO DE TAREFAS VOCÊ PODE DELEGAR PARA UM ASSISTENTE VIRTUAL?

Embora os assistentes virtuais, na maior parte das vezes, façam

muitas tarefas administrativas, também podem ser contratados para desempenhar funções que vão desde vendas até gerenciamento de mídias sociais (contanto que você forneça diretrizes e instruções

claras).Caso se trate de uma rotina repetitiva, talvez você possa

delegar a tarefa para um AV. Se você for capaz de descrever um

processo monótono no papel, é provável que consiga ensinar seu AV a executá-lo por você.

Desde que as tarefas ou os processos possam ser realizados por uma pessoa razoavelmente inteligente e habilidosa através de instruções claras, você não deverá ter dificuldade em conseguir um assistente virtual.

ESSES SÃO ALGUNS EXEMPLOS DE TAREFAS QUE UM ASSISTENTE VIRTUAL PODE FAZER POR VOCÊ

Serviços extras, tais como: gestão da loja online, pesquisa, registro de dados, fazer Cold calls( ligações para uma lista de potenciais

clientes que não conhece quem está ligando ou não esperam essa ligação). Geralmente usando um roteiro e respostas pré definidas para perguntas comuns, agendar futuras reuniões com clientes em potencial, produção gráfica e outros. Pelos exemplos acima, já dá

para perceber quanto tempo você pode economizar contratando

um AV.

QUANDO CONTRATAR UM ASSISTENTE VIRTUAL?

Geralmente, primeiro é preciso que você saiba fazer todas essas

tarefas antes de entregar qualquer coisa nas mãos de um assistente virtual. Desta forma, você saberá como ensinar o processo, quais

diretrizes precisam ser definidas e como se faz um bom trabalho

sendo assim, aqui estão algumas das condições ideais para a

contratação de um AV, mesmo para um negócio relativamente

recente:

Você se pega pensando:

“Eu poderia fazer coisas mais importantes se eu tivesse tempo”.

Você precisa fazer uma tarefa que considera realmente cansativa, digamos, atender os clientes, mas não tem talento natural para isso (por exemplo, você é introvertido e se sente exausto depois de

responder a alguns e-mails). Você talvez não precise de ajuda em tempo integral, mas apenas por algumas horas, todos os dias. Você conhece bem um determinado procedimento dentro da sua

empresa e se sente capaz de ensiná-lo com facilidade a outra

pessoa. Você tem receita ou renda disponível para contratar um

assistente. Você já tentou usar o várias plataformas para obter

formas de agilizar um processo mas percebeu que seria mais fácil se outra pessoa simplesmente encarregasse dela. Você se sente

sobrecarregado com o sucesso conquistado por sua empresa, ou

você tem um emprego fixo e está desenvolvendo seu negócio em paralelo. Em sua loja virtual, o atendimento ao cliente será,

provavelmente, a primeira coisa que você vai querer terceirizar

quando o ritmo das vendas aumentar. Para muitas pessoas, lidar

com os clientes é um dos desafios mais estressantes e que

demandam mais tempo. E quanto maior o volume de vendas, mais tempo será necessário dedicar aos clientes, justamente.

VI. QUANTO CUSTA UM ASSISTENTE VIRTUAL?

Um assistente virtual podem cobrar pelos serviços oferecidos sob modalidades diferentes: por hora, por tarefa ou projeto, ou então um valor fixo por um período específico de tempo, ou seja, sob a

forma de um pacote mensal.

DEFINA NECESSIDADES E CONDIÇÕES

Trabalhar com um AV não é tão simples quanto explicar o que você quer por telefone e esperar que a tarefa seja feita corretamente.

Para que ocorram menos erros e que o trabalho seja feito da

maneira que você espera, antes de mais nada, documente o

processo inteiro e crie instruções a serem seguidas. Se o processo envolver uma rotina básica, por exemplo, o gerenciamento de

certos aspectos de sua loja, você pode fazer capturas da tela ao

executar cada passo do processo, usando qualquer aplicativo

destinado a esse propósito. Procedendo dessa forma, fica mais fácil apresentar este processo para outra pessoa.

Além disso, você passa conscientemente por cada passo que talvez

tenha de explicar ao seu assistente virtual em algum momento.Para o atendimento ao cliente, a gestão de mídias sociais e outras tarefas em que seu AV esteja lidando diretamente com clientes, parceiros ou fornecedores, analise as respostas que você já tenha dado

anteriormente e crie roteiros ou "respostas prontas" para cada

situação frequente; por exemplo, quando um cliente pergunta sobre o status do pedido ou deseja solicitar um reembolso.

Um dos segredos para realizar uma tarefa de modo eficaz é antecipar obstáculos comuns e oferecer orientações sobre a melhor estratégia a ser seguida. Escreva regras condicionais: "SE acontecer X, ENTÃO faça Y".

Pense, também, nas ferramentas e plataformas que você utiliza ao longo do processo, pois será muito mais fácil se você encontrar um AV que já tenha experiência com certos aplicativos (por exemplo,

software Carambola, Google Ads) do que ensinar alguém do zero. Lembre-se: seu objetivo, seja qual for o tipo de terceirização, é criar menos

trabalho para você, e não o contrário.

Lembre-se de incluir: Lista específica das tarefas que serão realizadas, principais atribuições, outras habilidades que observa

que necessita para te atender.

VII. COMO MONITORAR SEU AV?

Concluídas as etapas de contratação e treinamento de seu

assistente virtual com a documentação que você havia preparado previamente, e após definir um canal de comunicação preferencial (Skype, Google Hangouts, Meet ou e-mail), certifique-se de ter concedido acesso apenas parcial à sua loja, contas nas redes sociais ou

qualquer outra coisa que o AV esteja usando para trabalhar. A

confiança é uma parte fundamental do relacionamento entre você e seu assistente virtual, e ela precisa ser conquistada através do

desempenho dele. Portanto, evite dar as credenciais de login de

suas contas e, sempre que possível, opte por permissões restritas de usuário. Visto que um assistente virtual trabalha com vários clientes, e às vezes até com concorrentes no mesmo nicho, é mais do que

recomendável pedir que ele assine um Contrato de

Confidencialidade. Afinal de contas, você não quer que a

concorrência descubra suas informações sigilosas. Embora o ideal

seja que seu AV trabalhe de forma independente sem muita

necessidade de supervisão, converse com ele de vez em quando

para verificar se há maneiras de agilizar o processo ou melhorar a

qualidade do trabalho. O ideal é que seu AV possa crescer junto com sua empresa.Talvez você até descubra que seu assistente virtual

tem uma maneira melhor de realizar a tarefa do que o modo como você ensinou, ou então ele já conhece a empresa a ponto de

oferecer novas sugestões, como faria um funcionário em tempo

integral. Uma vez que seu AV esteja familiarizado com as tarefas,

você pode até pensar na possibilidade de dar mais

responsabilidades e terceirizar mais processos ou contratar um AV adicional para gerenciar outro aspecto de sua empresa.

APRENDENDO A DESAPEGAR

Por mais contraditório que pareça, o objetivo do empreendedorismo não é apenas ter um negócio, mas delegar o máximo possível, deixando partes da empresa nas mãos de pessoas capacitadas, para que seu negócio possa se desenvolver sem a necessidade de sua atenção

integral o tempo inteiro. Em resumo, a contratação de um AV permite que você se concentre em coisas mais importantes: expandir seu

negócio, passar mais tempo com sua família ou simplesmente recuperar o fôlego para continuar cuidando de sua empresa.

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